5-3）応募書類と添え状の郵送方法

書類送付には20代にない気配り、配慮が必須

履歴書と職務経歴書、そして添え状が完成したら、送付する方法にも手を抜かないようにしましょう。内容が良くても、封筒の選び方、書き方、書類の添え方が雑であったり、分かりにくい場合は、読んでもらえないこともあります。
1名の求人に100名を超える応募がある有名企業や大企業では、隅々の配慮までが加点対象となります。また20代の応募者にない気配りが、「やはり30代、40代のベテランを採用する方が会社のメリットが高いのでは？」と思わせる評価につながります。

A4サイズの封筒とクリアファイルを用意する

書類はA4サイズのクリアファイルに入れ、封筒はA4を折らずに入るサイズ、「角型2号」を選びます。A4で作成した書類を折らずに入れることができ、クリアファイルでカバーしておけば、郵送中にシワになりません。また、先方でも書類の出し入れがしやすいため、書類がバラついて出し入れしにくいなど、面倒な手間暇を省く配慮が評価されます。

これまでこの方法で書類を郵送してきた方には当たり前のように思えるかもしれませんが、実際はできていない人の方が多く、最初の書類先行で差別化されているのも事実です。
高校・大学の就職課や転職サイトのエージェントはそのように教えてくれるところがありますが、30代、40代で久しぶりに応募書類を送付する人の中には忘れている方もいらっしゃいます。

採用企業では応募書類を採用担当者や関係者にコピーすることがあります。応募書類に折り目が入っていてはコピーで表示されにくいこともあり、読み飛ばされてしまいます。

市販の履歴書セットを使用する際の注意

市販の履歴書セット、職務経歴書ひな形には基本的にはクリアファイルが入っていません。また、セットに付いている封筒がA4を三つ折りするタイプのもの（長3）もあり、それらセットを使ってクリアファイルにも入れず、書類を三つ折りにして郵送する人もいます。
付属のセットを利用することにこだわらず、書類を折らなくてよいA4サイズの封筒とクリアファイルを使用しましょう。

書類は全てコピーを取っておく

書類審査を通過したら、面接に進みます。面接では履歴書や職務経歴書に記載されていることを元に質問されることもあるため、どんなことを記載したのかを確認して予習するために、必ずコピーを取っておきましょう。

また、似た事業を行う企業に応募した際にも、送付した内容について混乱せずに済みます。

有り得ない切手の料金不足

郵送の際に切手を貼りますが、切手料金の不足は社会人としてあってはいけないミスです。A4サイズの切手代は長3の切手代金とは違い、またボリュームがある書類は追加で料金が必要です。また、消費税の増税に伴い、郵送料金も上がっています。料金に自信がない場合や不安であれば、郵便局で大きさと重さを測ってもらい、正確な料金を支払って下さい。

封筒の宛名のバランスも美しく

封筒の宛名を丁寧に記載することはもちろんですが、宛名、住所、郵便番号、差出人を記載する場所も美しいバランスを保つようにしましょう。宛名などを記載する前に、鉛筆で薄く枠を記載しておくと整えられます。

書類の閉じ方と並べる順番

応募書類「添え状」「履歴書」「職務経歴書」のそれぞれが複数あるときは、ホチキスを使用しない方がよいでしょう。先方がコピーをする際の針を外す手間を省く配慮となります。クリップなど、外しやすく、再びまとめやすいものにして下さい。
クリップが複数になる時は、封入した時に同じ位置で閉じていると、カサが増します。少しずらして封筒におさまりやすくします。

また、応募企業側で封筒を空けた時、一番上から「添え状」「履歴書」「職務経歴書」と並ぶようにクリアファイルに入れます。

応募書類送付方法のまとめ

【1】封筒の宛名等は丁寧に記載する
【2】応募書類のコピーを取っておく
【3】書類の種類ごとにクリップで閉じる
【4】A4のクリアファイルに入れる
【5】封を閉じる前に書類に漏れがないか念入りに確認する 【6】切手や郵送料金の不足に注意して発送する